Le 10 fasi per gestire un progetto…non esistono

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La premessa sul progetto nella comunicazione

Questo articolo sarà un po’ diverso dagli altri, perché piuttosto che parlare di un determinato aspetto di un progetto grafico, di marketing o di comunicazione, si occupa proprio del progetto stesso e della sua gestione.

Progettare e dirigere un progetto sono due cose diverse, che a volte possono convergere in una singola attività ma che spesso sono affidati a figure completamente differenti.

I progettisti grafici (quelli bravi) hanno una buona formazione per la gestione dei progetti perché parte del loro lavoro consiste, oltre che a proporre soluzioni creative, nel organizzare e gestire il progetto grafico. Questo è vero anche per tutti i settori in cui i progettisti sono delle figure di riferimento. Parlando di progettisti grafici, ricordiamo Bruno Munari che definì una sua metodologia progettuale e Massimo Vignelli che affermò “Design is one”, concetto che possiamo tranquillamente estendere anche alla gestione del progetto e non solo alla progettazione stessa.

Metodologia progettuale di Bruno Munari

Tuttavia, anche nel settore della comunicazione, con la sempre crescente domanda e le continue innovazioni sul piano delle produzioni e delle attività digitali, sta emergendo sempre più la necessità di gestire in maniera strutturata progetti a volte molto complessi. Questo è un compito spesso affidato ad una figura in Italia emergente, il project manager.

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Cos’è un progetto

Per capire meglio il titolo di questo articolo è opportuno capire cos’è un progetto. Tutti pensiamo di saperlo ma ci viene più difficile dargli una definizione, spesso esso viene confuso con un’attività, un idea, una volontà. Niente di più sbagliato, il progetto è qualcosa di ben definito che si può descrivere così:

Un insieme unico di processi costituito da attività coordinate e controllate con date di inizio e fine, realizzato per raggiungere obbiettivi di progetto. Il raggiungimento di tali obbiettivi richiede il rilascio di deliverable conformi a specifici requisiti

Guidance on project management. 3 settembre 2012. fonte https://www.iso.org/standard/50003.html

Questa definizione è stata formulata dalla norma ISO 21500 che chiaramente si riferisce ad un qualsiasi progetto in maniera generica, definendo quei concetti universali che distinguono una semplice sequenza di “attività” da un progetto.

Guidance on project management

Attività, fasi e cicli

Il titolo di questo articolo, volutamente provocatorio, nega l’esistenza di “10 fasi di gestione del progetto“. Adesso mi spiego meglio. In una visione universale del progetto non esistono fasi ben definite perché ogni progetto gode di caratteristiche uniche che portano ad un numero e tipo di attività differenti e di conseguenza di fasi differenti.

Una fase è un raggruppamento di attività che determinano dei punti di controllo fondamentali del progetto, mentre le attività possono essere sovrapposte o sequenziali, le fasi possono essere solo sequenziali. La fine di una fase determina l’avvio della successiva e le attività che la determinano spesso sono propedeutiche a quelle della fase successiva.

Spesso però, si confondono le fasi con i cicli. I cicli identificano delle attività che facilitano il corretto completamento di una fase o di tutto il progetto. Il ciclo PDCA (Pianifica, esegui, monitora/verifica, applica/ottimizza) è un ciclo che si applica ad ogni fase del progetto. In buona sostanza PLAN-DO-CHECK-ACT non sono fasi di progetto o non potrebbero essere eseguite ciclicamente, ogni fase infatti è unica in ogni progetto ed esse vengono eseguite sequenzialmente.

Determinare le fasi di progetto

Come detto, quindi, non esistono fasi predeterminate e non è possibile fornire uno standard generico per tutti i tipi di progetto, è parte del lavoro di un PM saper determinare le fasi e pianificarle correttamente. Però, parlando di progetto grafico ad esempio, possiamo stabilire un “timone” di quali dovrebbero essere le fasi (minime).

Sicuramente ci sarà sempre una fase di ricerca e analisi, almeno c’è se il progetto grafico è un buon progetto grafico. Poi ci sarà una fase di progettazione, seguita dalla fase di sviluppo e infine pubblicazione. Si tratta certamente di un esempio ed ogni progetto va analizzato e pianificato nella maniera più adatta.

Infine, nei progetti molto lunghi e complessi le fasi possono essere raggruppate in stadi, in modo da avere un monitoraggio sul lungo periodo più coerente. In pratica è come creare dei piccoli progetti all’interno del progetto principale.

In conclusione

Non esistono, quindi, delle “ricette magiche” della gestione, avendo in mente questi principi però si possono avere gli strumenti per una buona gestione del progetto. Ci tengo a dire che parte delle nozioni di questo articolo sono tratte e approfondite in un interessantissimo video di Marco Caressa che vi invito a vedere con attenzione.

Provate a fare anche voi questo esercizio di pianificazione con qualche progetto, anche progetti della vita, tipo acquistare una macchina. Fatemi sapere sui miei profili social o con un commento cosa ne pensate. Grazie della lettura.

Autore dell'articolo: Roberto Maiolino

Formazione professionale da graphic designer, lavoro nel settore nel marketing tradizionale e digitale. Una figura unica per la grafica, la comunicazione e l’advertising. Da anni lavoro per le aziende sul territorio nazionale e per le agenzie di comunicazione del Trentino-Alto Adige. www.robertomaiolino.it

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